Videokonferenzen sind eine moderne Möglichkeit der Online-Kommunikation. Gerade zu Zeiten von Covid-19. Dennoch verlangt das Thema gründliche organisatorische Maßnahmen bezüglich des Datenschutzes – besonders in Unternehmen.

Besonders in den Zeiten der Corona-Krise sind Videokonferenzen eine ideale Option, um das Arbeiten im Home-Office oder mit geschäftlichen Partnern optimal umsetzen zu können.

Ganz gleich, ob eine Zoom Videokonferenz oder die Nutzung von Skype for Business; bei einem Videokonferenztool sind verschiedene Aspekte zu berücksichtigen, um datenschutzkonforme Meetings abhalten zu können. (Beschäftigen Sie Mitarbeiter? Lesen Sie unseren Artikel zum Thema Arbeitnehmerdatenschutz!)

Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen müssen erfüllt werden?

Technische Maßnahmen sind unerlässlich, um Videokonferenz Tools datenschutzkonform umsetzen zu können. Jeder PC, Laptop oder Tablet der Teilnehmer*innen sollte ebenso dem Datenschutz nachkommen. Es ist nicht ratsam, frei zugängliche Computer für Videokonferenzen zu nutzen. Hinzu kommt daher, alle Datenübermittlungen mit Transportverschlüsselung (TLS) zu sichern und ebenso die Aufzeichnungen von Videos und Sprache zu deaktivieren.

Selbstverständlich sind vonseiten des Unternehmens gemeinsam mit dem Datenschutzbeauftragten und der IT-Administration allgemeine Fragen rund um den Datenschutz bei Videokonferenzen zu klären und ein Konzept auszuarbeiten. Wichtige Punkt sind zum Beispiel: Nutzung von datenschutzgerechten Voreinstellungen, Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO und der Einsatz von Datenverschlüsselungen. Werden außerdem innerhalb des Unternehmens und der Videokonferenzteilnehmer*innen bestimmte Daten an Dritte weitergegeben, so ist außerdem ein AV-Vertrag wichtig.

Informationssicherheit während der Konferenz ist das A und O

Aus Datenschutzgründen ist unbedingt die Anwendung des Offline-Modus zu empfehlen. Dabei werden die Google Schriften von Google Fonts lokal auf den Servern gespeichert. Dennoch bleibt bislang ein Restrisiko bestehen. Schließlich werden beim Verwenden von Google Schriftarten den Webseitenbetreibern und Nutzern zu wenige Informationen bereitgestellt, welche sich auf eine datenschutzkonforme Nutzung beziehen.

Personenbezogene Daten sind besonders schutzbedürftig, wodurch sich das Einbinden von Google Schriften bezüglich einem umfassenden Datenschutz nur schwierig vereinbaren lässt. Ein berechtigtes Interesse des Webseitenbetreibers ist zwar durchaus gegeben, dennoch steht besonders das direkte Laden des Browsers dem Datenschutz entgegen. Die Nutzung von Google Fonts ist prinzipiell stets mit einem Restrisiko verbunden – selbst mit der Nutzung des Offline-Modus (Nutzen Sie WhatsApp in Ihrem Unternehmen zur Kommunikation? Dann lesen Sie unseren Artikel zu dem Thema!)