Ein Kontaktformular ist heutzutage ein gängiger Weg, um in Kontakt mit einem Unternehmen zu treten oder aber Kunden die Möglichkeit zu bieten, Kontakt mit Ihnen aufzunehmen. Wichtig ist hierbei, dass das Kontaktformular konform der DSGVO eingebunden wird.
Das Ausfüllen von Kontaktformularen geht häufig nicht ohne die Angabe von personenbezogenen Daten einher. Manchmal werden allerdings bereits bei einer ersten Kontaktanfrage diverse Daten verlangt, die prinzipiell für den Vorgang auf der Webseite nicht unbedingt notwendig gewesen wären. Ein Kontaktformular muss jedoch datenschutzkonform und dem Vorgang entsprechend auf den Webseiten dargestellt werden.
Datenschutz rückt beim Kontaktformular oft in den Hintergrund
Das Gebot der Datensparsamkeit und das Zweckbindungsprinzip nach Art. 5 DSGVO sind bezüglich Kontaktformularen auf Webseiten wichtige Pfeiler bezüglich dem Datenschutzrecht. So ist es bei einem datenschutzkonformen DSGVO Kontaktformular zum Beispiel nicht üblich, bei einer Kontaktaufnahme weitreichende personenbezogene Daten angeben zu müssen. Des Weiteren muss es nachvollziehbar sein, für welchen Zweck die Daten über die Kontaktformulare abgefragt werden.
Diese oben genannten Grundsätze sind bei Webseiten nicht immer gegeben und es werden teilweise weitaus mehr Daten abgefragt als die E-Mail-Adresse. Der Kontakt über ein Kontaktformular einer Webseite rückt bezüglich des Datenschutzes manchmal etwas abseits, sollte allerdings die Pflicht eines jeden Webseitenbetreibers sein. Schließlich gilt es, den Grundsatz der datenschutzkonformen Nutzung zu beachten.
Darauf müssen Sie beim Einbinden auf Ihrer Website achten:
Der/Die Ansprechpartner*in einer Webseite ist stets der/die Webseitenbetreiber*in und im Impressum zu benennen. Eine Kontaktaufnahme muss daher vonseiten der Nutzer uneingeschränkt möglich sein, ebenso sind im Impressum alle Angaben zum Datenschutz und nennen. Zudem sind bei dem Einbinden von Kontaktformularen ein paar technische und organisatorische Maßnahmen zu beachten. Schließlich ist mit personenbezogenen Daten sorgsam umzugehen und sie sind bei der Gestaltung einer Webseite zu berücksichtigen.
Ferner ist der/die Webseitenbetreiber*in stets dafür verantwortlich, die Grundsätze der Datensparsamkeit und das Zweckbindungsprinzip nach Art. 5 DSGVO einzuhalten. Dafür unterliegt der/die Webseitenbetreiber*in zudem einer Rechenschaftspflicht. Eine Missachtung der Grundsätze und ein nachlässiger Umgang mit personenbezogenen Daten kann zu hohen Bußgeldern führen. Ebenso können weitere wirtschaftlich nachteilige Konsequenzen auf das Unternehmen zukommen.
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Die deutliche Kennzeichnung von Pflichtfeldern
Eine deutliche Kennzeichnung der Pflichtfelder ist ein wichtiger Aspekt, um den Datenschutz im vollen Umfang erfüllen zu können. Neben den gesetzlichen Bestimmungen ist es deshalb wichtig, das Kontaktformular DSGVO gerecht zu gestalten und die Übermittlung von Daten passend anzulegen.
Wesentliche Pflichtfelder auf Websites sind häufig der Name sowie die E-Mail Adresse. Diese Daten sind bei einer Anfrage prinzipiell notwendig und ermöglichen es dem/der Webseitenbetreiber*in per E-Mail antworten zu können.
Weitere Datenabfragen wie zum Beispiel der Handynummer oder Adresse sind in vielen Fällen allerdings als „freiwillige Angabe“ zu kennzeichnen. Das Kennzeichnen mit einem Asterisk (umgangssprachlich Sternchen*) sorgt mitunter für datenschutzgerechte Kontaktformulare.
Wichtig: Die Verschlüsselung der Online-Formulare
Der Grundsatz der Integrität und Vertraulichkeit gemäß Art. 5 DSGVO gibt eine verschlüsselte Datenübertragung vor. Somit ist die Verschlüsselung der Kontaktformulare technisch eine wichtige Maßnahme. Dadurch sind personenbezogene Daten vor einem Zugriff unberechtigter Dritter geschützt und der Datenaustausch über die Website geschieht datenschutzkonform.
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